Tout ce qu'on nous demande avant de se lancer.

Oui. Une fois la note envoyée, chaque justificatif est conservé dans Equo expense à l'identique (photo d'origine, sans compression), avec une empreinte numérique et un horodatage, comme le prévoit l'arrêté du 22 mars 2017 pour la numérisation des pièces. Une seule condition de votre côté : une procédure interne écrite de numérisation (qui photographie, quand, quels contrôles).

Six ans au minimum au titre du contrôle fiscal, et dix ans au titre des obligations comptables pour les pièces justificatives. Equo expense n'efface jamais vos notes automatiquement : une fois validées et payées, elles basculent en archive et restent consultables et exportables. À vous de définir votre politique de conservation, Equo expense ne la décide pas à votre place.

Oui. Equo expense applique le barème kilométrique publié chaque année par l'administration fiscale, selon la puissance fiscale du véhicule renseignée sur la fiche du salarié. Vous pouvez aussi définir un barème interne personnalisé si votre entreprise en applique un — dans ce cas, c'est votre barème qui s'applique et il vous revient d'en vérifier le traitement social et fiscal.

Oui, si votre société est assujettie — et seulement dans ce cas : une association hors champ ou une entreprise en franchise en base ne voit la TVA nulle part. Le montant TTC et la TVA de chaque taux sont lus sur le justificatif et proposés au salarié, qui les vérifie ; s'il saisit lui-même, le taux est prérempli selon la catégorie et la TVA calculée, et un ticket à plusieurs taux peut être détaillé taux par taux. La part déductible est fixée par catégorie, selon les règles propres aux notes de frais : l'hébergement du personnel et le transport de personnes n'ouvrent pas droit à déduction, le carburant d'un véhicule de tourisme seulement à 80 %. L'export comptable ventile la charge et la TVA déductible sur le compte que vous paramétrez (445660 par défut). Ces réglages par catégorie restent sous votre responsabilité et celle de votre expert-comptable.

Le salarié commence par photographier son justificatif, ou par importer un PDF ou une image. En quelques secondes, la date, le montant TTC, la TVA taux par taux (tickets à plusieurs taux compris), le commerçant et la catégorie sont préremplis. Sur une facture d'hôtel, le nombre de nuits, le prix par nuit et la taxe de séjour sont repris pour que le total corresponde ; sur un billet de train ou d'avion, le mode de transport. Chaque lecture est contrôlée : le TTC doit égaler le HT plus la TVA, les taux doivent être des taux français, la date doit être plausible. Une valeur douteuse est signalée au salarié, qui doit la vérifier. Rien n'est enregistré sans sa validation, et tout reste modifiable. Les tickets manuscrits sont lus moins bien que les tickets imprimés : comptez davantage de corrections. La lecture est incluse dans l'abonnement et active pour tous, sans réglage.

Chaque salarié est rattaché à un manager, désigné par l'administrateur. Ce manager voit et traite les notes de toute son équipe — il peut en encadrer autant que nécessaire. L'administrateur, lui, a accès à l'ensemble des notes de l'organisation, ce qui permet de débloquer une validation en cas d'absence. Un salarié ne peut jamais valider sa propre note : la règle est appliquée par la base de données elle-même, pas seulement par l'interface.

Oui, dans la formule Team (à partir de 2 utilisateurs). Choisissez « Deux niveaux » dans Paramètres → Workflow de validation. Dans Gestion des utilisateurs, chaque salarié a alors un Manager 1, qui approuve la note, et un Manager 2 — chef de service, directeur — qui la valide. Sans Manager 2 désigné, c'est le manager du Manager 1 qui valide. Le Manager 2 n'a pas besoin d'être administrateur ; un administrateur peut aussi l'être. Un refus, à l'un ou l'autre niveau, renvoie la note au salarié avec le motif. Le second niveau peut s'appliquer à toutes les notes ou seulement à partir d'un montant que vous fixez. Chaque étape est notifiée, relancée si elle tarde, et inscrite au journal ; la même personne ne peut pas assurer les deux niveaux.

Quatre rôles. Le salarié saisit et soumet ses notes. Le manager valide celles de son équipe. Le comptable ou trésorier accède aux notes validées, les marque comme payées et gère le paramétrage et les exports comptables. L'administrateur gère les utilisateurs, les catégories, les plafonds et la facturation. Le rôle est fixé dès l'invitation.

L'administrateur saisit leur adresse email — une par une ou par import d'un fichier — et Equo expense envoie à chacun une invitation nominative contenant un lien à usage unique. Le rôle est déjà défini au moment de l'envoi. Il n'y a pas de lien d'inscription public qui circulerait dans l'entreprise, et aucune validation a posteriori à effectuer.

Oui, dans la formule Team (à partir de 2 utilisateurs). Vous définissez des plafonds par catégorie de dépense — repas, hébergement, carburant, et toute catégorie que vous créez. Le plafond est bloquant : une dépense qui le dépasse ne peut pas être enregistrée, le salarié en est averti immédiatement avec le montant maximum autorisé. Vous choisissez, plafond par plafond, s'il s'applique aussi aux managers ou seulement aux salariés. Pour les repas, le plafond peut s'appliquer par personne ; pour l'hébergement, il porte sur le prix d'une nuitée, pas sur le total du séjour.

Oui, dès l'envoi de la note : dans l'application, et par email avec la formule Team. Si elle n'est pas traitée, il reçoit une relance au bout de trois jours — un seul message qui récapitule toutes les notes en attente, pas un par note. Au double de ce délai, les administrateurs sont prévenus à leur tour. Le délai se règle dans les paramètres, ou se désactive. Le salarié voit dans l'application quand sa note est validée, refusée (avec le motif) ou payée ; ces emails-là sont désactivés par défaut, pour ne pas encombrer les boîtes, et chaque société peut les activer.

Oui, pour chaque dépense, sauf les indemnités kilométriques qui n'ont pas de ticket : une note ne peut pas être envoyée tant qu'il en manque un. Le contrôle est fait par la base de données au moment de l'envoi, pas seulement par l'écran. Un justificatif n'est jamais recopié d'une note à l'autre quand on en duplique une : chaque dépense garde sa propre pièce.

L'administrateur désactive son compte : l'accès est coupé immédiatement. Avant de confirmer, il voit ce que la personne laisse en cours — notes en attente de validation, notes validées pas encore remboursées, équipe si elle était manager. Rien n'est perdu : ses notes restent à valider et à rembourser normalement, et si c'était un manager, les notes de son équipe vont aux administrateurs jusqu'à ce qu'un autre manager soit désigné.

Equo expense produit un fichier d'écritures comptables dont vous paramétrez entièrement le format : séparateur, format de date, ordre des colonnes, libellés. Il s'importe dans les logiciels du marché, qui acceptent tous ce type de fichier. Vous définissez vos comptes de charges par catégorie et votre compte de contrepartie. Par défaut, chaque note donne une écriture équilibrée ; vous pouvez aussi regrouper par lot de virement, et appliquer des règles analytiques. Equo expense garde la date à laquelle les écritures de chaque note ont été exportées. Soyons précis : il n'existe pas de connexion automatique entre Equo expense et votre logiciel comptable — vous exportez d'un côté, vous importez de l'autre.

Oui. Vous indiquez une adresse email — celle de votre cabinet, d'une plateforme de collecte ou de votre GED — et le PDF de chaque note, avec ses justificatifs, y est envoyé automatiquement, à la validation ou au paiement selon votre choix. Pour les notes déjà traitées, un envoi groupé est possible depuis l'écran d'export. Le PDF est nommé Nom_Prénom_Numéro_Date, et sa présentation (logo, couleurs, police, mise en page) se règle dans les paramètres.

Oui. Par défaut, toutes les écritures utilisent le même compte de contrepartie au crédit. Si votre plan comptable prévoit un compte distinct par salarié, vous pouvez renseigner un code comptable individuel sur chaque fiche — manuellement ou par import d'un fichier — et l'export l'utilisera automatiquement à la place du compte général.

Non, et c'est délibéré. Equo expense génère un fichier de virement SEPA groupé que vous importez sur la plateforme de virements de votre compte professionnel, où vous gardez le contrôle et la validation finale de l'ordre. Aucun flux d'argent ne transite par Equo expense, ce qui évite d'ajouter un intermédiaire entre votre trésorerie et vos salariés.

Les IBAN sont chiffrés en base de données et ne sont jamais réaffichés en clair : l'interface n'en montre que les quatre derniers caractères, y compris à l'administrateur.

Vous payez pour les accès ouverts, pas pour l'activité : un compte est facturé qu'il soumette une note de frais ce mois-ci ou non. Sont comptés les comptes actifs — le compte administrateur inclus, puisqu'il donne lui aussi accès à l'outil — ainsi que les invitations envoyées mais pas encore acceptées, car le siège est réservé dès l'envoi. Un compte que vous désactivez reste facturé 30 jours, puis sort de l'assiette. Un compte supprimé n'est jamais facturé. Le minimum est d'un siège.

L'accès est coupé immédiatement. Le siège reste facturé pendant 30 jours, puis sort automatiquement de votre abonnement : vous n'avez aucune démarche à faire. Les modifications sont calculées au prorata par notre prestataire de paiement : vous ne payez jamais un mois entier pour quelques jours.

Oui, tant qu'il n'a produit aucune note de frais ni validation — c'est le cas d'une invitation envoyée à la mauvaise adresse. Un compte qui a un historique ne peut pas être supprimé : les notes de frais sont des pièces justificatives comptables à conserver 10 ans, et qui doivent rester attribuables. Ces comptes restent désactivés, sans accès et, passé 30 jours, sans facturation.

Vous choisissez une formule, mensuelle ou annuelle, ou non. Sans abonnement, votre espace reste accessible en lecture seule pendant 90 jours, le temps d'exporter vos notes et justificatifs ; un email vous prévient 30 jours puis 7 jours avant la suppression. Passé ce délai, l'espace et ses données sont supprimés. Il en va de même 90 jours après une résiliation.

Oui, depuis Paramètres → Mes données, après avoir retapé le nom de la société. Sans aucune note envoyée, la suppression est immédiate. Sinon elle a lieu 7 jours plus tard, le temps d'exporter vos notes (pièces comptables à conserver 10 ans) ; un email prévient les administrateurs, et la demande s'annule d'un clic. Un abonnement en cours doit d'abord être résilié.

La formule découle du nombre d'accès de votre organisation. Seul, vous êtes en Solo : 6,40 € HT par mois (5,00 € en annuel). Dès le deuxième utilisateur — une invitation en attente compte —, l'espace passe en Team : 8,20 € HT par utilisateur et par mois (6,80 € en annuel), avec plusieurs utilisateurs et profils, le workflow de validation, les plafonds, la personnalisation des notes et la comptabilité analytique. Tous les utilisateurs sont facturés au prix de la formule atteinte, et le changement est automatique, sans démarche. Au-delà de 10 utilisateurs, la formule Sur devis s'applique : prix et options sont établis avec vous. Le paiement mensuel est sans engagement ; l'annuel engage pour douze mois.

Solo est fait pour l'indépendant ou le dirigeant seul : saisie illimitée sur ordinateur et téléphone, lecture automatique des justificatifs, indemnités kilométriques, TVA, export comptable, PDF et Excel, virement SEPA, transmission au comptable, archivage. Team ajoute ce qui organise une équipe et adapte l'outil à votre structure : plusieurs utilisateurs, quatre profils et des postes à vos intitulés, workflow de validation à un ou deux niveaux, plafonds de dépenses, champs et PDF personnalisés, comptabilité analytique, emails de suivi et relances. La formule Sur devis ajoute plusieurs sociétés sur un même compte, un support dédié et du développement à la demande. Pendant les 14 jours d'essai, toutes les fonctions sont ouvertes, quel que soit le nombre d'utilisateurs.

Non. Vous pouvez très bien vous en servir seul, sans jamais impliquer de comptable : l'export et la transmission des PDF existent pour être utilisés si besoin, pas parce que c'est obligatoire.

Non. Elle s'impose au-delà de 10 utilisateurs, mais toute structure peut la demander, quelle que soit sa taille : pour gérer plusieurs sociétés depuis un même compte, bénéficier d'un support dédié ou de développements à la demande. Après échange, nous mettons en place votre tarif ; il apparaît dans votre espace (Paramètres → Abonnement) et vous y souscrivez en un clic. Pendant l'essai, votre équipe peut dépasser 10 utilisateurs : le devis doit simplement être en place avant la fin de l'essai pour continuer.

La gestion de plusieurs sociétés fait partie de la formule Sur devis. Chaque société a son propre abonnement et sa propre facture, établie à son nom : c'est elle qui la comptabilise et, si elle est assujettie, qui en déduit la TVA. Ajoutée pendant votre essai gratuit, elle en profite jusqu'à la même date de fin. Ajoutée après, elle est facturée dès sa création, selon son propre nombre d'utilisateurs.

En France, à Paris : la base de données, les justificatifs et l'application elle-même. Certains de nos prestataires (hébergement, envoi des emails, paiement) sont des sociétés américaines ; les transferts que cela peut impliquer sont encadrés par le Data Privacy Framework UE–États-Unis et les clauses contractuelles types. La lecture automatique des justificatifs est confiée à un prestataire français, avec un traitement dans l'Union européenne. Le rôle de chacun figure dans notre politique de confidentialité.

Oui, pour la lecture automatique : l'image ou le PDF du justificatif est transmis à un prestataire français spécialisé, qui en extrait la date, les montants, la TVA, le commerçant et la catégorie. Le traitement est hébergé dans l'Union européenne. Nous utilisons une offre payante dont l'entraînement est désactivé : vos justificatifs ne servent pas à entraîner ses modèles. Son nom figure, avec nos autres prestataires, dans notre politique de confidentialité. Le résultat revient dans Equo expense sous forme de proposition, que le salarié vérifie avant de valider. Le justificatif est conservé, comme le reste de vos données, chez notre hébergeur à Paris.

Non, pas par défaut. Pour vous aider sur une demande de support, l'administrateur de votre société peut autoriser l'équipe Equo expense à consulter votre espace, en lecture seule, pour 24 heures, 72 heures ou 7 jours. Il peut retirer cette autorisation à tout moment, et chaque consultation est inscrite dans votre journal d'activité. Sans autorisation, l'équipe Equo expense ne voit ni vos notes, ni vos justificatifs.

Non. Un salarié ne voit que ses propres notes et ses propres justificatifs. Le cloisonnement est appliqué directement par la base de données, à chaque requête, et pas seulement masqué dans l'interface — une distinction importante, car elle rend l'accès impossible même en contournant l'application.

Avec la formule Sur devis, chaque organisation dispose de son propre espace, avec ses utilisateurs, ses catégories et sa facturation. Un même compte peut être rattaché à plusieurs d'entre elles : un sélecteur en haut de l'écran bascule de l'une à l'autre sans se déconnecter, et vos droits changent avec — vous êtes membre de celle que vous consultez, et d'aucune autre. Le cloisonnement est appliqué par la base de données à chaque requête, y compris entre deux sociétés que vous administrez toutes les deux. Le rattachement se fait sur invitation de l'administrateur de chaque organisation.

À tout moment, sans demande préalable ni frais : export des notes en CSV, des justificatifs et récapitulatifs en PDF, et des écritures au format comptable. Vos données vous appartiennent, et nous considérons qu'un outil qui rend la sortie difficile ne mérite pas la confiance qu'on lui accorde à l'entrée.