Tout ce qu'on nous demande avant de se lancer.

Non, pas sur la seule base de Quitus. Détruire l'original papier suppose une numérisation à valeur probante conforme à l'article A.102 B-2 du Livre des procédures fiscales, qui impose un archivage à valeur probante avec empreinte numérique et horodatage qualifié. Quitus conserve vos justificatifs de façon fiable et organisée, mais ne fournit pas aujourd'hui cette certification. Conservez donc vos originaux papier selon les règles habituelles, et considérez Quitus comme votre outil de gestion et de contrôle, pas comme votre coffre-fort probatoire.

Six ans au minimum au titre du contrôle fiscal, et dix ans au titre des obligations comptables pour les pièces justificatives. Quitus n'efface jamais vos notes automatiquement : une fois validées et payées, elles basculent en archive et restent consultables et exportables. À vous de définir votre politique de conservation, Quitus ne la décide pas à votre place.

Oui. Quitus applique le barème kilométrique publié chaque année par l'administration fiscale, selon la puissance fiscale du véhicule renseignée sur la fiche du salarié. Vous pouvez aussi définir un barème interne personnalisé si votre entreprise en applique un — dans ce cas, c'est votre barème qui s'applique et il vous revient d'en vérifier le traitement social et fiscal.

Quitus enregistre le montant de TVA que vous saisissez sur chaque dépense et le restitue dans l'export comptable, où il alimente le compte de TVA déductible que vous avez paramétré. Le logiciel ne se substitue pas à votre analyse : les règles de récupération, notamment les exclusions sur certains frais de restauration, de carburant ou de véhicule, restent de votre responsabilité et de celle de votre expert-comptable.

Chaque salarié est rattaché à un manager, désigné par l'administrateur. Ce manager voit et traite les notes de toute son équipe — il peut en encadrer autant que nécessaire. L'administrateur, lui, a accès à l'ensemble des notes de l'organisation, ce qui permet de débloquer une validation en cas d'absence. Un salarié ne peut jamais valider sa propre note : la règle est appliquée par la base de données elle-même, pas seulement par l'interface.

Quatre rôles. Le salarié saisit et soumet ses notes. Le manager valide celles de son équipe. Le comptable ou trésorier accède aux notes validées, les marque comme payées et gère le paramétrage et les exports comptables. L'administrateur gère les utilisateurs, les catégories, les plafonds et la facturation. Le rôle est fixé dès l'invitation.

L'administrateur saisit leur adresse email — une par une ou par import d'un fichier — et Quitus envoie à chacun une invitation nominative contenant un lien à usage unique. Le rôle est déjà défini au moment de l'envoi. Il n'y a pas de lien d'inscription public qui circulerait dans l'entreprise, et aucune validation a posteriori à effectuer.

Oui. Vous définissez des plafonds par catégorie de dépense — repas, hébergement, carburant, et toute catégorie que vous créez. Lorsqu'une dépense dépasse le plafond, le salarié en est averti au moment de la saisie et le dépassement est signalé au valideur, qui décide en connaissance de cause.

Non. La saisie reste manuelle, assistée par des catégories, des plafonds et le calcul automatique des indemnités kilométriques. Nous préférons l'annoncer clairement plutôt que de promettre une reconnaissance automatique approximative : une lecture erronée de montant coûte plus de temps en correction qu'elle n'en fait gagner.

Quitus produit un fichier d'écritures comptables au format que vous paramétrez, compatible avec les principaux logiciels du marché comme Sage, Cegid ou EBP. Vous définissez vos comptes de charges par catégorie, votre compte de TVA et votre compte de contrepartie. L'import se fait ensuite depuis votre logiciel comptable : il n'y a pas de connexion automatique entre les deux outils.

Oui. Par défaut, toutes les écritures utilisent le même compte de contrepartie au crédit. Si votre plan comptable prévoit un compte distinct par salarié, vous pouvez renseigner un code comptable individuel sur chaque fiche — manuellement ou par import d'un fichier — et l'export l'utilisera automatiquement à la place du compte général.

Non, et c'est délibéré. Quitus génère un fichier de virement SEPA groupé que vous importez dans votre banque professionnelle, où vous gardez le contrôle et la validation finale de l'ordre. Aucun flux d'argent ne transite par Quitus, ce qui évite d'ajouter un intermédiaire entre votre trésorerie et vos salariés.

Les IBAN sont chiffrés en base de données et ne sont jamais réaffichés en clair : l'interface n'en montre que les quatre derniers caractères, y compris à l'administrateur. Ils ne sont déchiffrés qu'au moment de produire le fichier de virement SEPA.

Sur une infrastructure située dans l'Union européenne, en Irlande. Aucune donnée n'est transférée hors de l'Union pour les besoins du service.

Non. Un salarié ne voit que ses propres notes et ses propres justificatifs. Le cloisonnement est appliqué directement par la base de données, à chaque requête, et pas seulement masqué dans l'interface — une distinction importante, car elle rend l'accès impossible même en contournant l'application.

Chaque organisation dispose aujourd'hui de son propre espace, avec ses utilisateurs, ses catégories et sa facturation. Un même compte ne bascule pas encore d'une société à l'autre : il faut un compte par espace. Si vous gérez plusieurs structures ou un portefeuille de clients, écrivez-nous, c'est précisément le sujet sur lequel nous travaillons.

À tout moment, sans demande préalable ni frais : export des notes en CSV, des justificatifs et récapitulatifs en PDF, et des écritures au format comptable. Vos données vous appartiennent, et nous considérons qu'un outil qui rend la sortie difficile ne mérite pas la confiance qu'on lui accorde à l'entrée.